למה אף אחד לא יכול לנקוב במספר
הטסת נפטר היא שרשרת אישורים בשתי מדינות, והשרשרת מהירה כמו החוליה האיטית שבה. אותו מסלול בדיוק יכול לקחת כמה ימים בתיק אחד וכמה שבועות באחר, כששום דבר לא שונה מלבד נסיבות הפטירה ואילו משרדים מעורבים.
מי שנוקב במספר קבוע בלי לדעת את המדינה, את סיבת המוות ואת היעד, מנחש. מה שכן אפשר לתת בכנות, ומוקדם, זו צורת התיק: אילו שלבים קיימים, אילו מהם מהירים, ומי מהם צפוי להיות צוואר הבקבוק.
מה קובע את הקצב
תעודת הפטירה ראשונה, וכל השאר ממתין לה. כשהפטירה הייתה צפויה ובליווי רפואי, התעודה מונפקת בדרך כלל מהר. כשהיא הייתה פתאומית, ללא נוכחות רפואית, או כתוצאה מתאונה או מעבירה, קודמת לה חקירה או נתיחה, וזה מחוץ להשפעה של כל אחד.
אחרי התעודה מגיעים התרגום והאישור, הרישום הקונסולרי, וההיתרים שהמסלול מחייב. רק כשאלה קיימים אפשר להזמין ולאשר את ההובלה, כי גם חברת התעופה וגם הרשות הקולטת בודקות אותם.
מה מאריך תיק
נתיחה או חקירת משטרה הן הסיבה הנפוצה ביותר, וגם הפחות צפויה. אחריהן היומן: סופי השבוע המקומיים שונים בין מדינות, חגים רשמיים סוגרים משרדים לימים שלמים, וחג דתי באחת משתי המדינות יכול לעצור תיק שהיה מוכן מכל בחינה אחרת.
עוד שתי סיבות, שקטות יותר. אישור קונסולרי בין מדינות שאינן חתומות על אמנת האג לוקח יותר זמן מאפוסטיל. ומסלול בלי טיסה ישירה, או כזה שהמטוס אינו יכול לקחת בו את המשלוח, ממתין לקיבולת ולא לניירת.
מה מקצר
להתחיל את שרשרת המסמכים לפני שהמשפחה בחרה ספק. ליידע את חברת הביטוח מוקדם מספיק כדי שהאישור שלה לא יהיה בעצמו עיכוב. ולמסור פרטים מדויקים כבר בהתחלה, כי תיקון של שם או תאריך במסמך שכבר הונפק עולה לפעמים יותר ימים מההנפקה עצמה.
גם בחירה במסלול החוקי המהיר ביותר במקום בזול ביותר מקצרת תיק, ובמשפחה שזקוקה לקבורה בלא עיכוב זו בדרך כלל העסקה הנכונה.
מה אפשר לעשות במקביל
לא הכול טורי. בזמן שהתעודה מונפקת אפשר להתקשר עם בית הלוויות המקומי, להשיג את המיכל, למנות את בית הלוויות המקבל ולתמחר את המסלול.
לכן תיאום שמתחיל מוקדם חשוב גם כשעדיין אין שום מסמך. זמן ההמתנה קבוע. מה שאינו קבוע הוא כמה מכל השאר כבר מוכן ברגע שההמתנה נגמרת.
זהו מידע כללי ולא ייעוץ למקרה ספציפי. הדרישות משתנות בין מדינות, בין חברות תעופה ולעיתים בין מקרה למקרה. אנחנו חברת תיאום פרטית, לא גוף ממשלתי, שגרירות או קונסוליה.
שאלות נפוצות בנושא
אפשר להזמין טיסה לפני שהמסמכים מוכנים?
אפשר לתכנן ולתמחר, אבל לא לאשר. חברת התעופה דורשת את המסמכים בקבלת המשלוח, והזמנה שנעשתה בלעדיהם צפויה להשתנות.
מה קורה בסוף שבוע או בחג?
המשרדים נסגרים והשרשרת נעצרת. סופי השבוע המקומיים שונים בין מדינות, ולכן תיק יכול לעמוד בימים שהמשפחה לא ציפתה להם, וחג רשמי או דתי באחת משתי המדינות יכול להוסיף כמה ימים.
אפשר לזרז תיק?
חלקים ממנו. את התיאום, את המיכל ואת המסלול אפשר לדחוף. חקירה, נתיחה וזמן הטיפול של רשות אי אפשר, ואף ספק לא יכול להבטיח אחרת בכנות. דחיפות משנה את סדר העדיפויות בתוך מה שבשליטתנו — היא לא מקצרת את לוח הזמנים של הרשויות.