Warum die Originalurkunde meist nicht genügt
Eine Behörde in einem Land kann Unterschrift und Siegel eines Amtsträgers in einem anderen Land nicht überprüfen. Die Legalisation schließt diese Lücke: Eine anerkannte Stelle bestätigt, dass der Unterzeichner das angegebene Amt tatsächlich innehatte und das Siegel echt ist. Über die Richtigkeit des Inhalts sagt sie nichts — ein verbreitetes Missverständnis.
Ohne sie darf die empfangende Behörde das Dokument in der Regel als ungeprüft behandeln. In der Praxis ist das der Punkt, an dem ein Fall stehen bleibt, und nicht ein Streit über den Todesfall selbst.
Apostille oder konsularische Legalisation
Sind beide Länder Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens, genügt eine einzige Bescheinigung — die Apostille —, die eine benannte Stelle im Ausstellungsland anbringt, und das Zielland erkennt sie ohne weitere Schritte an. Das ist der kurze Weg und derjenige, den die meisten Familien erleben.
Ist eines der Länder kein Vertragsstaat, durchläuft das Dokument gewöhnlich eine längere Kette: die ausstellende Behörde, dann das Außenministerium dieses Landes, dann das Konsulat des Ziellandes. Jedes Glied hat eigene Öffnungszeiten, Gebühren und Wartezeiten, und die Reihenfolge lässt sich weder ändern noch überspringen.
Die Übersetzung ist eine eigene Anforderung
Beglaubigung und Übersetzung sind zweierlei, und das eine ersetzt das andere nicht. Ein Dokument kann eine gültige Apostille tragen und dennoch abgelehnt werden, weil es in einer Sprache verfasst ist, in der die empfangende Behörde nicht arbeitet.
Was als zulässige Übersetzung gilt, ist unterschiedlich. Manche Behörden verlangen einen vereidigten Übersetzer, manche akzeptieren eine beglaubigte Agenturübersetzung, und manche verlangen, dass die Übersetzung selbst legalisiert wird. Das sollte vor der Beauftragung geklärt werden, denn eine falsch angefertigte Übersetzung muss vollständig neu erstellt werden.
Woher die Verzögerungen tatsächlich kommen
Die häufigste Ursache ist die Reihenfolge. Legalisation ist geschichtet, und jede Schicht beglaubigt die vorhergehende. Ein Dokument, das vor der Apostille zur Übersetzung ging oder vor einer erforderlichen örtlichen Beglaubigung apostilliert wurde, muss in der Regel von vorn beginnen.
Die zweithäufigste Ursache ist ein nicht übereinstimmender Name. Wenn Reisepass, ärztliche Bescheinigung und Personenstandsregister den Namen unterschiedlich schreiben — Transliteration, zweiter Vorname, Geburtsname —, kann die empfangende Behörde zwei verschiedene Personen darin sehen. Das zu Beginn zu bemerken kostet einen Anruf; es am Flughafen zu bemerken kostet Tage.
Dies sind allgemeine Informationen und keine Beratung zu einem konkreten Fall. Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen Ländern, zwischen Fluggesellschaften und mitunter zwischen Fällen. Wir sind ein privates Koordinationsunternehmen, keine Behörde, Botschaft oder Konsulat.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Ist eine Apostille immer erforderlich?
Nein. Das hängt von den beiden beteiligten Ländern ab und davon, was die empfangende Behörde verlangt. Manche Strecken verlangen sie auf jedem Dokument, manche nur auf der Sterbeurkunde, manche gar nicht. Wir klären die Anforderung für das konkrete Länderpaar, statt eine allgemeine Regel anzuwenden.
Wer stellt eine Apostille aus?
Eine benannte Stelle in dem Land, in dem das Dokument ausgestellt wurde — je nach Land häufig das Außenministerium, ein Gericht oder eine Regionalverwaltung. Das Zielland kann sie nicht ausstellen, eine Botschaft ebenfalls nicht.
Können die Dokumente nach dem Flug legalisiert werden?
Manchmal, aber es ist ein Risiko. Eine Fluggesellschaft verlangt in der Regel vollständige Unterlagen, bevor sie die Beförderung annimmt, und die empfangende Behörde kann den Fall bei Ankunft zurückhalten, bis die Papiere in Ordnung sind. Üblich ist, die Legalisation vor dem Abflug abzuschließen.
Wie lange dauert die Legalisation?
Das schwankt zwischen den Ländern zu stark, als dass eine allgemeine Angabe nützlich wäre. Vorhersehbar ist das Muster: Der Apostillenweg ist kurz, die konsularische Kette länger, und ein Feiertag in einem der beiden Länder hält die Uhr vollständig an.