Die örtliche Urkunde steht am Anfang
Die Behörde des Landes, in dem der Tod eingetreten ist, stellt die Originalurkunde aus, in der Landessprache und auf dem Formular dieses Landes. Alles Weitere baut darauf auf, weshalb eine Verzögerung an dieser Stelle alles verzögert.
War der Tod plötzlich, unbeobachtet oder Folge eines Unfalls, können Ermittlungen oder eine Obduktion vorausgehen. Das ist der häufigste Grund dafür, dass ein Fall länger dauert als erwartet, und niemand kann es beschleunigen.
Übersetzung und Legalisation
Das Zielland handelt in der Regel nicht auf Grundlage eines Dokuments, das es weder lesen noch prüfen kann. Praktisch heißt das: beglaubigte Übersetzung, dazu eine Apostille, wenn beide Länder dem Haager Übereinkommen angehören, sonst konsularische Legalisation.
Welcher Weg gilt, hängt vom Länderpaar ab, nicht vom Fall. Es lohnt sich, das früh zu klären, denn die beiden Wege brauchen unterschiedlich lange.
Die konsularische Registrierung ist ein eigenes Dokument
Das Konsulat des Staatsangehörigkeitslandes registriert den Todesfall meist und stellt ein eigenes Dokument aus. Dieses erkennen Standesamt, Banken und Gerichte im Heimatland an, und es ist nicht dasselbe wie die örtliche Urkunde.
Üblicherweise werden beide gebraucht: die örtliche für die Überführung, die konsularische für die Abwicklung zu Hause.
Die Urkunde ist die Grundlage, nicht die ganze Akte
Familien gehen meist davon aus, dass mit der Urkunde der Papierkram erledigt ist. Tatsächlich ist sie das, worauf alles Weitere aufbaut, doch sie reist in einer Akte, zu der auch eine Bescheinigung über die Vorbereitung des Verstorbenen, ein Verschlusszeugnis für den Sarg und eine Ausfuhr- oder Durchfuhrgenehmigung gehören. Die ersten beiden haben eigene Ratgeber mit jeweils eigenen Regeln.
Entscheidend ist hier die Reihenfolge. Keines der übrigen Dokumente wird ausgestellt, bevor die Urkunde vorliegt, weshalb sie immer der erste Schritt der Akte ist.
Dies sind allgemeine Informationen und keine Beratung zu einem konkreten Fall. Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen Ländern, zwischen Fluggesellschaften und mitunter zwischen Fällen. Wir sind ein privates Koordinationsunternehmen, keine Behörde, Botschaft oder Konsulat.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Wie viele Ausfertigungen sollte die Familie anfordern?
Mehr als nötig erscheint. Mehrere Stellen behalten ein Original statt einer Kopie, und weitere Originale später aus einem anderen Land zu beschaffen, dauert lange. Solange die Familie Kontakt zur ausstellenden Behörde hat, mehrere Originale erbitten.
Was ist eine Apostille?
Eine standardisierte Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde, anerkannt zwischen Staaten des Haager Übereinkommens. Gehört eines der beiden Länder nicht dazu, tritt an ihre Stelle die konsularische Legalisation.
Kann der Prozess vor Ausstellung der Urkunde beginnen?
Vorbereitung und Koordination können beginnen und sollten es meist. Der Transport selbst lässt sich erst buchen und bestätigen, wenn die Dokumente vorliegen, denn Fluggesellschaft und Zielbehörde verlangen sie beide.