L’acte local vient en premier
L’autorité du pays où le décès est survenu délivre l’acte original, dans la langue locale et sur le formulaire de ce pays. Tout le reste du dossier s’appuie dessus, d’où l’effet en cascade de tout retard à ce stade.
En cas de décès soudain, sans présence médicale ou consécutif à un accident, une enquête ou une autopsie peut précéder la délivrance. C’est la raison la plus fréquente pour laquelle un dossier prend plus de temps que prévu, et elle échappe à tous.
Traduction et légalisation
Le pays de destination n’agit généralement pas sur la base d’un document qu’il ne peut ni lire ni vérifier. Concrètement : une traduction certifiée, puis une apostille lorsque les deux pays sont parties à la Convention de La Haye, ou une légalisation consulaire dans le cas contraire.
Le régime applicable dépend du couple de pays, non du dossier. Mieux vaut le déterminer tôt, les deux voies n’ayant pas les mêmes délais.
L’enregistrement consulaire est un document distinct
Le consulat du pays de nationalité enregistre en général le décès et délivre son propre document. C’est celui que l’état civil, les banques et les tribunaux du pays d’origine reconnaissent, et il ne se confond pas avec l’acte local.
Les deux sont le plus souvent nécessaires : l’acte local pour le transfert, l’acte consulaire pour les démarches au pays.
L’acte est le socle, pas l’ensemble du dossier
Les familles supposent souvent qu’une fois l’acte obtenu les formalités sont terminées. En réalité l’acte est ce sur quoi tout le reste repose, mais il voyage dans un dossier qui comprend aussi une attestation relative à la préparation de la dépouille, un certificat de scellement du cercueil et une autorisation d’exportation ou de transit. Les deux premiers font l’objet de guides distincts, chacun avec ses propres règles.
Ce qui compte ici, c’est l’ordre. Aucun des autres documents n’est délivré avant l’existence de l’acte, qui reste donc la première étape du dossier.
Il s’agit d’informations générales et non d’un conseil sur un dossier précis. Les exigences varient selon les pays, les compagnies aériennes et parfois les dossiers. Nous sommes une société privée de coordination, ni une administration, ni une ambassade, ni un consulat.
Questions fréquentes sur ce sujet
Combien d’exemplaires demander ?
Plus qu’il ne semble nécessaire. Plusieurs organismes conservent un original et non une copie, et obtenir ensuite d’autres originaux depuis un autre pays est lent. Il vaut mieux en demander plusieurs tant que la famille est en contact avec l’autorité émettrice.
Qu’est-ce qu’une apostille ?
Une certification normalisée attestant qu’un document public est authentique, reconnue entre pays parties à la Convention de La Haye. Si l’un des deux pays n’en est pas partie, le document passe par une légalisation consulaire.
Peut-on commencer avant la délivrance de l’acte ?
La préparation et la coordination peuvent commencer, et devraient le faire. Le transport lui-même ne peut être réservé et confirmé avant l’existence des documents, exigés à la fois par la compagnie aérienne et par l’autorité de destination.