El certificado local va primero
La autoridad del país donde se produjo el fallecimiento emite el certificado original, en el idioma local y en el formulario de ese país. Todo lo demás del expediente se construye sobre él, por eso un retraso aquí retrasa todo.
Si el fallecimiento fue repentino, sin asistencia médica o por accidente, puede preceder una investigación o una autopsia. Es el motivo más habitual de que un caso tarde más de lo que la familia esperaba, y no está en manos de nadie acelerarlo.
Traducción y legalización
El país de destino no suele actuar sobre un documento que no puede leer ni verificar. En la práctica: traducción jurada y, además, apostilla cuando ambos países son parte del Convenio de La Haya, o legalización consular cuando no lo son.
Cuál de las dos vías aplica depende del par de países, no del caso. Conviene aclararlo pronto, porque los plazos de una y otra son distintos.
La inscripción consular es un documento aparte
El consulado del país de nacionalidad suele inscribir el fallecimiento y emitir su propio documento. Es el que reconocen el registro civil, los bancos y los tribunales del país de origen, y no es lo mismo que el certificado local.
Lo habitual es necesitar ambos: el local para trasladar al fallecido y el consular para resolver los trámites en casa.
El certificado es la base, no todo el expediente
Las familias suelen dar por hecho que, con el certificado en la mano, el papeleo ha terminado. En realidad es aquello sobre lo que se apoya todo lo demás, pero viaja dentro de un expediente que incluye además un certificado sobre la preparación del fallecido, un certificado de precintado del féretro y un permiso de exportación o tránsito. Los dos primeros tienen guías propias, cada una con sus reglas.
Lo que importa aquí es el orden. Ninguno de los demás documentos se emite antes de que exista el certificado, y por eso es siempre el primer paso del expediente.
Esto es información general, no asesoramiento sobre un caso concreto. Los requisitos varían entre países, entre aerolíneas y a veces entre casos. Somos una empresa privada de coordinación, no un organismo público, una embajada ni un consulado.
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Cuántas copias conviene pedir?
Más de las que parecen necesarias. Varios organismos se quedan con un original y no con una copia, y conseguir después más originales desde otro país es lento. Conviene pedir varios originales mientras la familia sigue en contacto con la autoridad emisora.
¿Qué es una apostilla?
Una certificación normalizada que acredita que un documento público es auténtico, aceptada entre países parte del Convenio de La Haya. Si uno de los dos países no es parte, el documento pasa por legalización consular.
¿Se puede empezar antes de tener el certificado?
La preparación y la coordinación pueden empezar, y normalmente deben hacerlo. El transporte en sí no puede reservarse ni confirmarse sin los documentos, porque tanto la aerolínea como la autoridad de destino los exigen.